مدیریت بحران به عنوان فرایندی نظام یافته تعریف می‌شود كه طی این فرایند سازمان تلاش می‌كند بحرانهای بالقوه را شناسایی و پیش‌بینی كند سپس در مقابل آنها اقدامات پیشگیرانه انجام دهد تا اثر آن را به حداقل برساند.
محققان تمایل دارند هر كدام بر یك عنصر خاص از اجزای فرایند مدیریت بحران تمركز كنند، میتراف و شریواستاوا (1987) بر حسابرسی بحران، نلسون ـ هارچلر (1986) بر تیم‌های مدیریت بحران، ترویت و كلی (1989) بر برنامه‌های مدیریت بحران، ریلی (1987)بر آمادگی در مقابل بحران، اشریدر (1990) بر یادگیری از وقایع ناگوار، پاوچانت و میتراف (1992) بر فعالیتهایی لازم برای آمادگی در مقابل بحران و نیز عهدنامه سازمانی برای مقابله با بحرانها تمركز كردند و تحقیق هایی را انجام دادند. در هر صورت باید فرایندی از مدیریت بحران مطرح شود كه همة عناصر فوق را در بر داشته باشد چون هر كدام از آنها قسمت مهمی از مدیریت بحران سازمانی هستند.
می توان گفت که هرگاه تعادل مابين نيازمنديها و توانمنديهاي موجود در يک سيستم زنده و پويا که تابع قوانين و اصول تعيين شده مي باشد، بنا بر هر دليلي برهم بخورد، سيستم دچار بحران مي گردد. گاه آغاز بحران با بروز يک حادثه آغاز مي گردد. اما توجه به اين نکته بسيار مهم است که همواره آغاز بحران نيازمند وقوع حادثه نيست. عامل ايجاد بحران الزاما نبايست يک حادثه طبيعي يا غير طبيعي باشد. گاه سوء مديريت يک سيستم، يا ضعف در قوانين مصوب جامعه و يا نظارت بر حسن اجراي آن قوانين هم مي تواند بعنوان عامل ايجاد بحران مطرح گردد. از منظر نظريه تعادل، حيات و ثبات يک سيستم فعال و زنده که در چهارچوب قوانين و ساز و کارهاي مشخص به فعاليت خود ادامه مي دهد؛ حاصل برقرار ماندن تعادل مابين نيازمنديها آن سيستم با توانمنديهايي مي باشد که براي تامين نيازمنديها در اختيار مديران آن سيستم قرار دارد. بنا براين تعريف در صورت بروز اختلال و يا تغيير در يکي از سه عنصر توانمنديها، نيازمنديها و يا قوانين حاکم بر سيستم مورد بحث، بحران ايجاد مي گردد.
به هر آنچه که يک سيستم متعادل، زنده و پويا، براي حيات و ثبات خود بدان نياز دارد؛ نیازمندیها اطلاق می گردد. از دیگر سو هرانچه که در جهت تامين نيازمنديهاي تعريف شده در يک سيستم متعادل، زنده و پويا بدان نياز باشد؛ را توانمندیها نامند و آنچه از اصول تعيين شده و جاري در سيستم، که بصورت قراردادي و يا غير قراردادي علاوه بر تعيين و تبيين نيازمنديها، به شرح توانمنديهاي سيستم پرداخته و موجب ايجاد تعادل و توازن مابين نيازمنديها و توانمنديهاي موجود در سيستم مي گردد قوانین اطلاق می کنند. همچنین هرانچه با تاثير خود بر يک سيستم متعادل زنده و پويا موجب برهم خوردن تعادل مابين توانمنديهاي و نيازمنديهاي سيستم گردد عامل ايجاد بحران ناميده ميشود.
رسانه ها به عنوان هاله و بستر تصمیم گیری افراد نقش تعیین کنندگی در ایجاد و مدیریت بحران دارند. به گونه ای که نیازمندی های یک سیستم را می توان توسط رسانه کنترل و اداره نمود. بديهي است كه در كوران تصميم گيري در زمينه بحرانهاي وارده در یک محیط، عواملي مورد توجه و دقت نظر كارشناسان قرار دارد كه تصميمات نهايي در راستاي اين عوامل گرفته شده و واكنش مورد نظر صورت مي پذيرد. آن عوامل به ترتيب بررسي و تصميم گيري عبارتند از: الف) نوع بحران وارده و تحليل شكل گيري آن (از نظر وسعت، نحوه نمايش رسانه اي و وقوع آن، نوع مخاطب، تاثيرات زود هنگام يا فرسايشي طولاني مدت) که می تواند وضعیت عامل ایجاد کننده بحران را روشن سازد.
ب)زمان وقوع بحران و شرايط زماني موجود که می توانند زمینه های قانونی، نیازمندی ها و توانمندی ها را تنویر نماید.
ج)تصميم گيري نهايي در زمينه نوع واكنش منطقي در مقابل بحران نرم
بسیاری از بحران های ایجاد شده در دانشگاه ها از یک نیاز صنفی ایجاد شده و به دلیل عدم اعمال مدیریت بحران مناسب و ناتوانی در استفاده از شبکه های دانشجویی و کانال های ارتباطی و رسانه ای، با سوء استفاده مدیریت شده، تبدیل به بحران های اجتماعی و سیاسی گردیده اند.
چه بسا جمع بندی مشترک از بحران در مدیریت دانشگاه و بکاربستن تئوری تعادل می تواند در ایجاد ایجاد و آرامش موج بحران کمک شایانی نماید. این تئوری راهکارهایی چون کاهش نیازمندی ها، افزایش توانمندی ها، تغيير در قوانين و ساز و کارهاي تعيين شده جامعه، خنثی سازی عامل ايجاد بحران و مدیریت بحران جامع را در درون خود دارد. در ديدي کلان نگر مي توان با توجه به عامل ايجاد بحران، با طراحي و ارائه برنامه هاي میان مدت و ايجاد ساختارهاي مورد نياز در کنار آموزش و مانورهاي مربوط به آن، در کاهش نيازمنديها کوشيده و از طرفي با تجهيز نيروهاي متخصص در زمينه مديريت و فرماندهي عمليات بحران به دانش و ابزار مورد نياز، تشکیل و مدیریت شبکه های اطلاعاتی در جامعه دانشگاهی سعي در بالا بردن توانمنديهاي نمود و در کنار اين سه فاکتور اصلي به تبيين قوانين خاص زمان بحران، اقدام نموده و همزمان با تشکيل گروهي از مديران که نمايندگان تام الاختيار در مدیریت بحران مي باشد در زمان وقوع بحران اقدام به تغيير قوانين جاري محیط بصورت کوتاه مدت در جهت مهار بحران نمود. در این مرحله واكنش های هم پايه، واكنش های فرا هم پايه يا مسلط و واكنش خنثي يا بيتفاوتي هوشيار به فراخور انتخاب می گردند.
نکته حائز توجه در خصوص کنترل و مديريت بحران، تمرین در شبیه سازی با هدف بازگشت سريع جامعه به تعادل موقت طراحي گرديده است لذا مي بايست توجه داشته باشيم که با ايجاد يک تعادل موقت از اصرار بر ادامه تغييرات در همان جهت خودداري گردد؛ تا که خود اين تغييرات ايجاد شده موجب بروز بحران نگردد.