شرح وظايف
الف - بهبود روشها و رويهها و سادهسازي مقررات :
.بازنگري تدوين دستورالعملهاي جديد براي تفويض اختيارات مربوط به بدهكاران بهرهمند از تسهيلات دانشجويي به دانشگاهها و موسسات آموزش عالي يكي از گامهاي موثر براي كاهش تردد دانشجويان و دانش آموختگان و پاسخگوئي سريع به آنان بوده است.
.استفاده موثر از نرمافزارهاي رايانهاي در بخشهاي صدورچك، دبيرخانه، بايگاني، حضور و غياب، حقوق و دستمزد، حسابداري، ارسال و مراسلات كار عمليات اجرائي اداري راتسهيلنموده است
.براي اولين بار در آموزشعاليكشور يك نرمافزار واحد وظيفه محاسبات مربوط به پرداخت تسهيلات دانشجويي را در بين كليه مراكز آموزش عالي برقرار نموده است. بطوريكه اطلاعات اين نرمافزار قابل دستيابي سريع در صندوق و هر مركز دانشگاهي ميباشد. اين كار قبلا" بصورت دستي، طولاني مدت و با خطاهاي احتمالي همراه بوده است.
.استفاده از يك نرمافزار ويژه ثبت اطلاعات بدهكاران سابق كه تاكنون بااين صندوق تسويه ننمودهاند و حدودا" يكصد و چهل هزار نفر ميباشند كار پيگيري مربوط به آنان را تسهيل نموده است.
. برگزاري پنج همايش آموزشي بشكل كارگاهي براي هماهنگي مسئولين ادارات رفاه دانشجويي، كار پاسخگويي به دانشجويان و انجام امور اداري را آسان نموده است.
.تهيه مجموعه قوانين و مقررات صندوق و فرمهاي متحدالشكل اداري بعنوان ابزار عامل براي انجام امور از ديگر مواردي است كه باعث تسهيل در فرآيند كار گرديده است.
.عدم افزايش نيروي انساني عامل در صندوق در طول سالهاي اخير از بهرهوري نيروي انساني موجود عليرغم بالا رفتن حجم عمليات اداري، خبر ميدهد.
.براي اولين بار در آموزش عالي كشور مسئله اداره بدون كاغذ به عنوان رهايي از مشكل حجم فضاي لازم براي نگهداري پروندهها و اسناد مربوطه در اواخر سال 1377 به مرحله اجراگذارده شد.
. استفاده از جديدترين شيوههاي اطلاع رساني بروشور آشنايي با مقررات، پوستر معرفي تسهيلات دانشجويي و اطلاعيه از طريق رسانههاي جمعي دانشجويان را با نحوه استفاده از تسهيلات رفاهي دانشجويي آشنا نمودهاست.
.برقراري ارتباط رايانهاي كليه دانشجويان كشور با صندوق از طريق يكي از شبكههاي اطلاع رساني، روش جديدي است كه توانسته راه ارتباط سريع دانشجو را با صندوق فراهم نمايد.
.كلاسهاي آموزشي خاص براي مسئولين ادارات رفاه دانشجويي جهت هماهنگي و آشنايي با مسائل به صورت بسيار كارآمد كار پرداخت تسهيلات دانشجويي را آسان نمودهاست.
.برگزاريكميته تخصصي ويژهرفاهدانشجويان با مشاركت مديران ارشددانشجوييكشوربصورت منظم، هماهنگي و انسجام لازم در خصوص ارائه خدمات مطلوب به دانشجويان دانشگاههاي سراسر كشور.
.استفاده از سيستم اتوماسيون اداري براي تصويربرداري از اسناد و گردش نامه در سازمان با اصل حذف كاغذ از سيستم سرعت كار ارجاعات و اقدامات لازم را تا حد قابل توجهي افزايش دادهاست.
.تغيير در نظام پاسخگويي به مراجعين و نامههاي رسيده به شكلي كه در كوتاهترين زمان بهترين پاسخ را بتوان ارائه نمود. كه اين مطلب در دستور اصلي كار كليه بخشهايصندوق قرار گرفتهاست
.طراحي يك شيوه جديد مالي از مرحله درخواست وجه تا صدور چك در اندك زمان ممكن كه در نوع خود بسيار بديع و ارزنده بودهاست كار اين بخش را بعنوان پل مابين دانشجو وبانك تسهيل نمودهاست.
.تعيين تكليف وضعيت پرونده بدهكاران سابق صندوق كه بيش از پانزده سال نگهداري آن ميگذرد به شيوهاي كه بتوان به سرعت وجوه مربوطه به صندوق را استرداد نمود.
ب - پاسخگويي دولت و ارتقا رضايتمندي ارباب رجوع :
.در يك اقدام منحصر بفرد تاكنون در طول 58 روز كل عمليات پرداخت تسهيلات دانشجويي ترم اول سال تحصيلي 78 - 77 به انجام رسيد.
.استفاده از مازاد وجوه درآمدي بعنوان تامين وسائل كمك آموزشي و ورزشي دانشگاهها و موسسات آموزش عالي از اقدامات موثر اين صندوق در جهت تامين بخشي ازنيازآموزش عالي كشورمي باشد.
.در طول فقط سال 1377 مبلغ 51498284000 ريال تسهيلات دانشجويي پرداخت گرديد.
.تحت پوشش قراردادن دانشجويان 127 مركز از مراكز دانشگاه پيام نور كه تقريبا" در كل كشور توزيع گرديدهاست و همچنين دانشجويان 37 مركز دانشگاهي دوره شبانه شاغل به
.تحصيل در كشور نيز تحت پوشش تسهيلات قرارگرفتهاند.
.در سال 1377 مبلغ 16890268486 ريال بازپرداخت بدهي از سوي بدهكاران در 95907 رديف تعداد عمليات بانكي كه مبلغ 1890268486 ريال از مبلغ پيش بيني شده بعنوان درآمد اختصاصي در بودجه سال 1377 بيشتر اخذ گرديدهاست.
.تنوع تسهيلات دانشجويي با عناوين وام تحصيلي، وام مسكن، وام ضروري و ازدواج، وام بيمه، وام حج عمره وديعه مسكن و وام خوابگاه وضعيت كمكهاي رفاهي را مشخص مينمايد.
.ايجاد شيوه نوين در نحوه بازپرداخت بدهي از طريق چاپ اوراق دفترچه اقساط بدهي با تعيين سررسيد و مبلغ مربوط بشكلي كه با مراجعه به هر يك از شعب بانك ملي كشور دانشآموخته ميتواند كار پرداخت را به انجام برساند.
.افتتاح نمايشگاه كتاب و سرمايهگذاري در تامين كتب دانشگاهي از ديگر اقدامات موثر و صندوق در راه تامين نيازهاي دانشجويان عزيز بودهاست.
.برنامههاي بازديد دورهاي از دانشگاهها و موسسات آموزش عالي به منظور كسباطلاعات لازم از نيازها و مشكلات دانشجويان در برنامه ريزي آتي، توانسته است نقش لازم را ايفا نمايد.
.مشاركت در امر تعمير خوابگاههاي دانشجويي به منظور تامين سر پناه لازم براي دانشجويان شهرستاني به صورتي گسترده مسئله اسكان را معناي جديدي بخشيدهاست.
.انتقال كليه واحدهاي صندوق از سه ساختمان به يك ساختمان مركزي به منظور کاهش هزينه ها و جلوگيري از اتلاف وقت مراجعين يکي از اقدامات مهم در سال 1377 بوده است.